办公室外部电话接听注意事项

1、上级部门会议通知：

首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；

其次要详细记录会议名称、会议内容、会议地点、会议时间；

第三要详细询问：对方上级部门都有什么领导出席？

      都是那些单位参加此次会议？

      本单位参加需要什么级别的领导？

      如果恰好对方要求参会的领导不在？

      其他领导是否可以代替参会？

      会议需不需要准备材料？

      需不需要发言付财？

      会议大概需要多少时长？

第四如果是在外地开会，还需要询问是如何组织赴会？是统一组织还是单独赴会？如果统一组织有无带队人？带队人电话？统一集合地点？集合时间？是否必须统一下榻？

如果单独赴会？需要在什么时间抵达？联系人电话？下榻酒店有无统一限制？

2、上级部门来访：

首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；

其次要详细记录来访部门、来访领导、随从人员数量、来访时间；

第三要详细询问：来访带队领导名称及职务？

      陪同领导名称及职务？

      对方来访目的？

      如果通知单位也不清楚询问是否可以以某长、某局代称？

      是否需要公司领导前往迎接？

            在高速口迎接？      领导驻地迎接？      公司门口迎接？

      是否需要我方派车接送？接送地址？

      是否召开座谈？是否需要准备座谈材料？

      需要我方什么级别领导或者指定领导陪同？

      在公司停留时间？

      是否安排用餐？

      如果有特殊情况应该和谁联系？

      联系人电话？

3、企业来访：

首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、来访单位名称；

其次要详细记录来访企业名称、来访领导、随从人员数量、来访捕惹侵时间；

第三要详细询问：来访领导名称及职务？

       对方来访目的？

       是否需要公司领导前往迎接？

       是否需要我方派车接送？

       是否召开座谈？

       在公司停留时间？

       是否需要准备用餐？

       联系人电话？

4、学习通知：

首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；

其次要详细记录学习内容、学习地点、学习时间；

第三要详细询问：上级部门都有什么领导参加学习？

      都是那些单位参加此次学习？

      本单位参加需要什么级别的领导参加学习？

      需要多少人参加学习？

      是否需要准备相关材料?

      学习需不需要提交学习报告？

      需不需要总结学习发言？

      学习时长？

第四如果是在外地学习，需要询问是否统一组织？如果统一组织有无带队人？带队人电话？统一集合地点？集合时间？是否必须统一下榻？

如果单独参加？需要在什么时间抵达？联系人电话？下榻酒店有无统一限制？

5、活动通知：

首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；

其次要详细记录好活动内容、活动名称、活动地点、活动时间；

第三要详细询问：是否有活动文件？

      上级部门都有什么领导参加此次活动？

      都是那些单位参加此次活动？

      有无开幕式？需要我方哪些领导参加？

      活动有哪些分类？每个分类有哪些要求？

      本单位参加是否必须参加所有活动分类？

      需要多少人参加活动？

      是否需要准备提交我方参加活动的相关材料茄泛?

      活动时长？

      活动联系人电话？

6、外部投诉、询问、查询等电话：这时我们准备的公司通讯录就派上了用场。引导询问人员打相关部门电话。