图解Word操作技巧之规范格式

1、自动编号要用就用好

　　自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情，相信绝大多数人都不太喜欢，因为不够灵活，所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。但是使用手工编号的话，一旦遇到文档内容顺序调整，就会带来大量的工作了、更多的校对时间。只要出现一次这种情况，你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧啦!

　　自动编号的快捷技巧

　　编号调整快捷键

　　升级：Shift+Alt+左

　　降级：Shift+Alt+右

　　上移：Shift+Alt+上

　　下移：Shift+Alt+下

　　换行不出现新编号：Shift+Enter

　　刚开始使用肯定会有些不习惯，多尝试几次就熟练了，如果你想换个自动编号的形式也可以点击下面这里进行调整。

2、标尺的作用

　　大家可能没用过标尺，但是一定被标尺坑过，在老王还年幼无知的时候，为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的，直到某一天知道了标尺原来可以这么玩……

　　调出标尺：在视图——显示里面把标尺打勾即可。

3、标尺的功能

首行缩进：每个段落第一行空几个格。(放在标尺的2就是空2个格，4就是空4个)

4、悬挂缩进：每个段落除了第一行以外空几个格。

5、左缩进：设置文字最左边的边界

6、另外标尺上我们发现左右有个灰色底的部分(左边距、右边距)，这个是设置页面左右边距的。

注意：操作的时候记得先选中要调整的文字那一行，再拖拽滑块哦。

7、段落格式的灵活设置

　　老王之前的PPT培训里面和大家说过黄金行距是1.3，在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要，根据不同的文档内容，我们可能需要不同的行距、段落间距设置。

　　设置方法：选中要修改的文字段后，右键——段落，在行距那里调节，如果下拉条里面没有想要的距离，选多倍行距，可以在右侧数值那里手动输入。

　　但是这里我们就不要和PPT那样一定要追求1.3倍行距了，因为下面的快捷键。

　　快速设置1倍行距：Ctrl+1

　　快速设置2倍行距：Ctrl+2

　　快速抢答：Ctrl+5是设置几倍行距?

　　回答5倍的太天真啦!谁没事弄个5倍行距呀!正确答案是1.5倍!这也就是为什么Word的行距不推荐大家记1.3倍。因为直接一个Ctrl+5，就可以设置成1.5倍啦!

8、换页的技巧

　　我们在做文件的时候经常需要换页，比如章节之间的区分，留出手写区域等等。菜鸟们习惯狂敲回车，然而一旦上面的文字有调整(比如行距、字号甚至多加了一句话)，第二页顶部就会多出来一些回车……

　　方法：不需要回车，在你认为需要换页的文字或标点后，Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦，不仅节省无数个回车，上面无论怎么变动，只要没超过一页，对下面没有任何影响!