如何建立企业内部的“会议类”沟通渠道

在企业文化建设工作中，需要对企业内部的沟通渠道进行梳理，这其中“会议类”的沟通渠道非常重要，也非常常见。通常来说，会议类的沟通渠道包括：总结性会议、专题性会议、新任领导见面会、员工沟通会、知识分享会、沟通协调会等，本文针对此六类会议类渠道进行介绍（卢云峰老师）。

工具/原料

内部沟通渠道体系、内部沟通渠道实施计划

方法/步骤

一、总结性会议

-目的：通过召开总结会议，让参与者知晓公司的业务进展及管理中出现的问题，然后针对问题研讨出改进意见与实施计划，便于在以后的工作中逐步完善，最终提升组织整体工作效率和工作业绩。

-方法：拟定会议方案；高管层沟通会议方案；确定并审批会议方案；组织会议活动；总结会议并形成纪要。

-要点：总结性会议的主要表现形式有年终总结会议、年中总结会议、季度总结会议及月度总结会议。总结的内容应涵盖组织中所有职能与模块。

二、专题性会议

-目的：通过召开此类会议，让员工积极参与到各项公司事务中，献言献策，提升员工对组织的归属感。

-方法：拟定会议方案；高管沟通会议方案；确定并审批会议方案；组织会议活动；总结会议并形成纪要。

-要点：这是组织中经常使用的一种会议形式，可以不受时间与形式的限制，如某项目的实施说明会、某项技术研讨会、新制度与流程座谈会等。

三、新任领导见面会

-目的：沟通内容主要为互相了解彼此的工作方式与个性特点，其次是了解各自的工作内容及工作进展情况。

-方法：准备见面会事项（时间、地点、参加人）；与上级沟通见面会内容与形式（发言顺序等）；组织见面会活动；总结见面会会议纪要。

-要点：不管是空降领导还是新晋领导上任，为了及时与所主管部门的员工互相认识并增进了解，同时让员工及时了解新领导的特点与工作方式，进而让今后的工作配合更默契，人力资源部门需要在第一时间组织双方的见面沟通会。

四、员工沟通会

-目的：及时了解员工心声，解决员工在工作中遇到的普遍性问题，由人力资源部门于每季度组织一次员工沟通会。

-方法：如每季度的最后一个星期由人力资源部组织高层管理人员与各部门基层代表的畅谈沟通会，每期畅谈沟通会参加的基层代表原则上是各部门员工轮流参加，会上应畅所欲言，使员工将自己对公司的想法、意见及不满反映给高层领导。会后由人力资源部门总结会议纪要并逐步落实员工所提出的问题。

-要点：沟通会的员工代表要有普遍性；沟通会后，要逐项落实并跟进会上所提到的问题。

五、知识分享会

-目的：员工之间需要不断了解各自的业务特点及进展情况，以相互工作的配合度及默契度，而不能各自为政，工作中没有交集。

-方法：分享会方案准备；确定分享会方案；组织分享会活动；总结并形成分享会纪要；宣传与推广分享会活动。

-要点：定期组织知识分享会（包括专项工作分享、不同业务了解），可以让不同的部门了解各自的工作特点、工作难度及如何配合推进总体工作的落实。

六、沟通协调会

-目的：业务关联度比较强的各部门因为平时的工作分工不同，可能会在工作配合方面出现问题，但让双方直接面对面沟通往往缺乏从组织的高度去达成目标的意识。

-方法：准备沟通协调会事项（如时间、地点、参与人、沟通主题等）；拟定沟通协调会方案；研讨沟通协调会方案；确定沟通协调会方案；组织沟通协调会活动；总结并形成沟通协调会纪要。

-要点：协调会需要由组织负责人（如公司总经理）出面主持会议，将问题摆在桌面上，经过研讨后进行最终的决策，以便在今后工作中高效执行，避免推诿、扯皮。

注意事项

会议类的内部沟通渠道，要注意每种会议的主题与目的，有针对性地组织。

配图来自网络。