通过合并邮件功能实现自动打印请帖

1、创建名单

新建一个 Excel 表格文件，取名为“请帖名单.xls”，然后分开输入姓名，如“夫妇”一列，“先生”一列等等。如图。

2、建立 Word 文档

根据请帖位置，调整好各个字符串位置，最终创建出一个 word 文档，如图。然后在合适位置加入一个空白文本框，下方我们先写“夫妇”吧。

3、开始合并邮件

在 Word 中，打开“工具”-“信函与邮件”-“合并邮件...”。

4、这时 Word 右侧窗格显示“邮件合并向导”。

文档类型选择默认的“信函”，然后“下一步”。

5、“选择开始文档”选择默认的“使用当前文档”。然后下一步。

6、“选择收件人”选择默认的“使用现有列表”，然后点击下方的“浏览...”，找到刚才第一步创建的“请帖名单.xls”文件。

确定后弹出工作表选择窗口，因为默认创建的表格文件有3个工作表，我们的名单在默认的第一个工作表，所以这里选择第一个。

7、紧接着弹出“邮件合并收件人”窗口，这个就是第①步创建的请帖名单的内容了，我们选择所有的“夫妇”列（即默认全选），后面的先不管。

8、好了，“收件人”已经选好了，现在“撰写信函”，根据提示，点击需要插入名单的空白文本框，然后点击“其他项目...”，在弹出的“插入合并域”窗口中选择“夫妇”，点击“插入”。

9、这时刚才选择的空白文本框中出现了“《夫妇》”字样。关闭“插入合并域”窗口，然后点击“下一步”。

10、这里就可以预览了，文本框中的“《夫妇》”也换成了名单中的姓名。点击右侧窗格中的预览按钮，可以前后进行预览。

没有问题后，点击下一步，完成合并。

11、完成邮件合并后，就可以打印了，选择打印所有，Word 会自动替换名单中的“夫妇”列姓名，挨个打印，直到该列全部打印完成。

12、“夫妇”列打印完成后，删除第②步中创建的空白文本框中的内容，下方修改为“先生”，然后点击右侧窗格“上一步”，直到“选择收件人”，然后点击“编辑收件人列表...”打开“邮件合并收件人”窗口，这里需要注意的是：不要全部选择了，要选择“先生”列有姓名的行，如图，插入合并域时也要选择“先生”。然后后面步骤就一样了。。

13、好了，这样就完成了，是不是很简单呢？这样设置有个弊端就是不能一气儿打印完成，还需要修改 Word 文档，聪明的你是不是想到了更好的方法？看看下面的方法吧。。。

1、要一气呵成，那就要从请帖名单开始修改。

如图，将所有联系人放到一列，称谓放到另一列，并且要对应起来。

2、打开 Word 文档，将名称和称谓的文本框内容都清空。

如图。为了演示，我把两个文本框全选。因为操作时，选择一个文本框后另一个就看不到了。

3、在邮件合并的第4步中（如图，共6步），先选择“姓名”那个文本框，插入姓名列，如图中的“赵老大”（因为创建列表时没有表头，所以直接显示第一个人姓名）。然后点击“关闭”。

4、这时不要选择“下一步”，先点击“称谓”文本框，再选择“其他项目...”，在弹出的“插入合并域”中选择“夫妇”插入，即插入称谓列。

5、这时两个文本框都插入了内容，如图，然后点击下一步预览。

在预览时可以看到，后面的称谓会根据姓名变化。

6、好了，就先介绍到这里。如果你有更好的方法可以评论告诉我哈~~

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