办好会议需要注意的25点

1、关于会议方案

1.     时间紧迫，时不我待。从会议活动开始规划的第一天开始，每一天都要精打细算。

2.     精挑细选，掷地有声。先明确会议活动的营销目标，然后再开始找会议场地，将你对场地的需求清晰的描述清楚，然后充分利用场地RFP竞标系统在线竞标、避免不必要的人工谈判环节。

3.     轻重缓急，有的放矢。节省你自己的时间，节省团队的时间，也为你的领导节省时间，选择在线一体化会议管理软件和解决方案与你一起提高效率，尽一切可能降低人力成本。

4.     一言既出，驷马难追。减少不必要的沟通成本，让所有人在同一平台上对话，了解彼此进度，减少因线下沟通造成的错漏和重复劳动。

5.     眼光长远，持续发展。考虑现在，也要考虑以后，对数据的管理、分析、应用，要考虑到实时更新的能力，也要考虑到长期数据应用和营销推广部分。

2、关于数据

1.     确保你能实时读取现场数据。 

2.     整理清晰的会议议程和参会人分类数据。

使用数据批量导入导出功能，合理利用数据分类、筛选和检索。

3、关于会议场地

1.     选择能为你挑选最新场地信息的合作伙伴。

2.     找一个了解你、最适合你、专门为你工作的场地客服经理。

3.     在淡季去会议场地踩点，节省开支，确认场地方案。 

4.     尽量在你公司所在的城市选择会议场地，一般来说公司在北上广这样的一线城市比较多，而这些类型的城市对参会人的出行也更方便。

4、关于团队管理

1.     充分利用安全、高效、可靠的在线会议管理工具。

2.     充分调动各个团队的专业技能。

3.     确保大家在同一平台互通有无。

4.     始终明确所有人的目标就是会议活动的营销目标。 

5、关于参会人管理

1.     定一个引人注目的会议主题来吸引目标参会人。

2.     利用技术平台为不同类型的参会人即时推送个性化的沟通内容。

3.     从受邀开始就给予参会人绝妙的参会体验。

6、关于Social Media

1.     站在参会嘉宾的角度考虑社会化媒体传播内容。

2.     提前订好社会化媒体传播策略和激励机制：比如邀请好友参会费折扣。

7、关于吃住一类的细节

1.     确保全国三网手机号码和国外手机号码能同时收到酒店入住提醒、接送机提醒、三餐用餐时间地点的提醒等各类消息提醒。

2.     确保能满足多币种在线安全支付，完成酒店预订、参会费支付等支付流程。

3.     规划友好的会议指定班车时刻表，满足参会人的在线预订和及时提醒需求。

4.     不要忘记考虑细节问题：比如饮食过敏源的提醒、素食选择、个性化分房拼房 安排。