项目会议如何管理（如何有效管理项目会议）

1、       会议前。  

    按前面所论述的问答程序决定会议是否确实需要。如需要，那么就要：

    •确定会议目标，要把项目进展或状态评审会议与问题解决会议分开举行。  

    •为会议讨论设定基本规则。  

    •确定谁确实要参加，并只邀请这些人员。  

    •尽早通知与会者会议的目标、地点和时间。  

    •事先分发会议日程。  

    •列出要在会上涉及到的事项并预演会上的发言。  

    •按时开始和结束会议。

2、       会议期间。  

    为了使会议尽量简短，且富有成效项目经理应做到以下几点：  

    •制定具体时间限制，并坚持这一时限。  

    •会议一开始，就要明确会议的具体目标。 

    •多从与会者处了解情况(听应多于讲)。  

    •使会议按日程进行，防止与会者“跑题”。  

    •利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿。  

    •就是否达成一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果。  

    •当工作需要进一步完成时，将工作分配给团队成员。 

3、       会议后。  

    当然，绝大多数工作要在会议之外完成。因此，要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录并在下次会议上使用会议记录检查工作结果。  

    要保留会议记录特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容：  

    •下次会议的时间、地点和说明。  

    •这次会议的时间和地点与会者名单及其在项目中担任的角色。  

    •讨论的会议事项。  

    •已达成一致的决定和需要进一步研究的问题。 

    •活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。

4、         做一个工作总结